Status prawny społecznego opiekuna zabytków, zasady jego ustanawiania i cofnięcia ustanowienia oraz zakres kompetencji precyzują zapisy ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U z 2022, poz. 840). Zgodnie z w/w ustawą:
- starosta właściwy dla miejsca zamieszkania kandydata (niekoniecznie zameldowania) lub jego siedziby, na wniosek wojewódzkiego konserwatora zabytków ustanawia społecznego opiekuna zabytków i może cofnąć to ustanowienie (art. 103 pkt 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami). Decyzja w tym zakresie należy wyłącznie do starosty, ponieważ pomimo wniosku wojewódzkiego konserwatora zabytków starosta może nie ustanowić kandydata społecznym opiekunem zabytków. Natomiast wojewódzki konserwator zabytków wstępnie weryfikuje i opiniuje w tym zakresie kandydaturę konkretnej osoby fizycznej lub prawnej na społecznego opiekuna zabytków,
- status społecznego opiekuna zabytków przysługuje osobie, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nie była karana za przestępstwa popełnione umyślnie oraz posiada wiedzę w zakresie ochrony zabytków i opieki nad zabytkami (art. 102 pkt 3). Pełna zdolność do czynności prawnych oznacza, że musi to być osoba pełnoletnia i nie może być to osoba ubezwłasnowolniona całkowicie. Jednocześnie nie może być to osoba karana za przestępstwa popełnione umyślnie,
- warunkiem do uzyskania statusu społecznego opiekuna zabytków jest również znajomość przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, w związku z czym kandydat na takiego opiekuna przez przystąpieniem do procedury ubiegania się o taki status powinien wykazać wiedzę na temat przepisów ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (m.in. potwierdzić swoje specjalistyczne wykształcenie i udokumentowany dorobek – również zawodowy – w dziedzinie ochrony zabytków i dyscyplin pokrewnych).
W celu wszczęcia procedury ustanowienia społecznego opiekuna zabytków należy złożyć wniosek do właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę) wojewódzkiego konserwatora zabytków. Wniosek:
- musi zawierać dane osobowe kandydata, a w sytuacji osoby prawnej – dane osobowe osób upoważnionych do występowania w jego imieniu, wskazać miejsce zamieszkania lub siedziby,
- musi być własnoręcznie podpisany lub zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny,
- powinien zawierać oświadczenie o posiadanej pełnej zdolności do czynności prawnych kandydata i oświadczenie o jego niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie którym (zgodnie z art. 102 pkt 3 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami),
- powinien być umotywowany. W tym celu należy przedstawić program działania na rzecz ochrony wybranych przez siebie zabytków i opieki nad nimi jako społeczny opiekun zabytków. Warto wyjaśnić motywacje z jakiego powodu kandydat ubiega się zostać społecznym opiekunem zabytków,
- nie może wskazywać wyłącznie jednego zabytku, którym kandydat chce się zajmować, ponieważ społeczny opiekun zabytków działa na terenie całego powiatu w którym mieszka. Jednocześnie, ze względu na obowiązek informowania służb konserwatorskich o stanie powierzonego zabytku – zwłaszcza jeśli pojawią się jakieś nieprawidłowości – warto wskazać konkretny obiekt zabytkowy lub grupę takich zabytków, na których kandydatowi najbardziej zależy, bo są mu bliskie chociażby z racji zainteresowań i którymi szczególnie planuje się zajmować jako społeczny opiekun zabytków. Społeczny opiekun zabytków ma jednak obowiązek reagować na nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie i opiece nad zabytkami przy wszystkich obiektach zabytkowych, znajdujących się na terenie właściwego powiatu,
- powinien zawierać informację o dotychczas podejmowanych przez kandydata działaniach na rzecz ochrony zabytków, opieki nad zabytkami i popularyzowaniu wiedzy na ich temat. Warto przedstawić w składanym wniosku do wojewódzkiego konserwatora zabytków osobę kandydata pod kątem zamiłowania do szeroko pojętej historii i zabytków oraz wymienić przebyte przez niego szkolenia w tym zakresie, uprawnienia wynikające z kierunkowego wykształcenia (np. studia w zakresie historii, archeologii, historii sztuki), itd.,
- może zawierać skany (ksero) wszelkich dokumentów potwierdzających kwalifikacje kandydata (np. przebyte szkolenia w zakresie ochrony zabytków, potwierdzenie członkostwa w różnego rodzaju organizacjach społecznych, np. PTTK lub zaświadczenia o współpracy ze stowarzyszeniami, których cele statutowe są ukierunkowane na ochronę dziedzictwa narodowego, kształtowanie świadomości historycznej, upowszechnianie wiedzy o zabytkach itd).
Po pozytywnej weryfikacji kandydata, wojewódzki konserwator zabytków wnioskuje do właściwego starosty o ustanowienie społecznego opiekuna zabytków. Decyzję w tej sprawie podejmuje starosta (art. 103 pkt 1 ustawy). O ustanowieniu społecznego opiekuna zabytków lub cofnięciu takiego ustanowienia starosta zawiadamia właściwego wojewódzkiego konserwatora zabytków (art. 103 pkt 3 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami) .
Kompetencje społecznego opiekuna zabytków:
- podejmuje działania związane z zachowaniem wartości zabytków i utrzymania ich w jak najlepszym stanie, a także posiada wiedzę w zakresie ochrony zabytków i opieki nad zabytkami i zajmuje się jej upowszechnianiem (art. 102 pkt 1 i 4 cyt. ustawy). W/w działania związane z zachowaniem wartości zabytków i utrzymania ich w jak najlepszym stanie obejmują dbanie o zabytki, opiekę nad nimi, doglądanie ich oraz prac przy zabytku – w tym również prac porządkowych. Poprzez upowszechnianie wiedzy o zabytku społeczny opiekun spełnia istotną rolę w jego popularyzacji i wpływa na kształtowanie powszechnej świadomości o wartości i znaczeniu tego zabytku. Społeczny opiekun zabytku powinien posiadać wiedzę na temat podstaw prawnych ochrony zabytków, form ich ochrony, organów ochrony zabytków i ich kompetencji oraz form działania. Powinien znać zakres praw i obowiązków właścicieli i użytkowników zabytków. Powinien również posiadać wiedzę umożliwiającą ocenę stanu i zagrożeń obiektu zabytkowego – potrafić rozpoznawać podstawowe sytuacje, gdy właściciel lub inwestor narusza zapisy ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz jakie zmiany naruszają substancję zabytkową, a jakie są dopuszczalne,
- współdziała z wojewódzkim konserwatorem zabytków i starostą w sprawach dotyczących opieki i ochrony nad tymi zabytkami (art. 102 pkt 2 ustawy). Współdziałanie z w/w organami powinno przynosić wymierne korzyści dla zabytków i służyć ich zachowaniu. Nie może się ono zatem wyłącznie ograniczać do upominania starosty o konieczności oznakowania zabytku lub wykorzystywania tego zabytku na cele własne, ani czerpać korzyści np. finansowych z tytułu posiadania statusu społecznego opiekuna zabytków. Społecznemu opiekunowi zabytków nie wolno wydawać żadnych zakazów ani nakazów. Nie może również podejmować żadnych interwencji fizycznych bądź prób wtargnięcia do pomieszczeń. Może on podejmować inicjatywy zmierzające do bezpośredniego ratowania obiektu zabytkowego, może zasięgać informacji o danym obiekcie w urzędach administracji państwowej i samorządowej,
- jest swego rodzaju uzupełnieniem instytucji państwowych i samorządowych, a jego głównym zadaniem jest pomoc tym instytucjom oraz informowanie służb konserwatorskich o stanie powierzonego zabytku, zwłaszcza jeśli pojawią się jakieś nieprawidłowości. W sytuacjach wymagających natychmiastowej interwencji, społeczny opiekun zabytków może się również zwrócić o pomoc do innych instytucji, tj.: Policji, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Miejskiej, właściwej jednostki samorządu, organów urbanistyki i nadzoru budowlanego itp.,
- jest uprawniony do pouczania osób naruszających przepisy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (art. 104 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami). Może również informować o naruszeniu tych przepisów odpowiednie służby z obszaru jego działania: Policję, władze samorządowe (wójta, burmistrza, prezydenta), konserwatora zabytków (miejskiego, wojewódzkiego) czy nadzór budowlany i inne,
- może być inicjatorem szeregu działań, mających na celu ochronę zabytku i jego zachowanie dla przyszłych pokoleń. W tym celu może np. może starać się o podjęcie działań zmierzających do przeprowadzenia przy zabytku robót budowlanych i prac konserwatorskich, złożyć propozycję włączenia wybranego obiektu do ewidencji zabytków lub – w sytuacji uzasadnionego zagrożenia dla wybranego zabytku – zainicjować działania z urzędu, zmierzające do jego wpisu do rejestru zabytków,
- jeśli – w ocenie wojewódzkiego konserwatora zabytków – wykonuje swoje zadania niewłaściwie, niezgodnie z prawem, przekraczając swoje uprawnienia albo został skazany za przestępstwo popełnione umyślnie, to starosta na wniosek wojewódzkiego konserwatora zabytków cofa ustanowienie społecznym opiekunem zabytków (zgodnie z art. 103 pkt 2 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami).